Arkusz spisu z natury: wzór i przykład wypełnienia

Arkusz spisu z natury powinien pozwalać ustalić, co policzono, w jakiej jednostce, w jakiej ilości i jak przypisano wartość. Poniżej znajdziesz układ do skopiowania oraz fikcyjny przykład. Zakres tego materiału to prosty spis towarów handlowych w firmie prowadzącej KPiR, a nie pełna inwentaryzacja spółki ani remanent likwidacyjny VAT.

Najpierw określ zakres spisu

Przed wydrukowaniem tabeli zapisz dzień, na który ustalasz stan, miejsca objęte liczeniem oraz zasady postępowania z dostawą lub sprzedażą w czasie spisu. Jeżeli jedna osoba liczy zaplecze, a druga salę sprzedaży, granica między tymi obszarami powinna być jednoznaczna. Przesunięcie kartonu między nimi w połowie pracy może stworzyć pozorną nadwyżkę albo niedobór.

Dla podatników prowadzących KPiR zakres i wymagane dane określają § 20-22 rozporządzenia z 6 września 2025 r.. Przepisy obowiązują od 1 stycznia 2026 r. i obejmują więcej kategorii niż towary handlowe. Firma mająca produkcję w toku, odpady lub składniki o szczególnych zasadach wyceny potrzebuje odpowiedniego rozszerzenia opracowanego z księgowością.

Towary własne znajdujące się poza zakładem oraz towary obce przechowywane w firmie wymagają rozróżnienia. § 21 ust. 3 przewiduje objęcie spisem także takich pozycji, przy czym towary obce ujmuje się ilościowo, z oznaczeniem właściciela, bez wyceny. Nie dopisuj ich do sumy towarów własnych tylko dlatego, że stoją na tej samej półce.

Wzór arkusza do skopiowania

To autorski układ edukacyjny, nie urzędowy formularz. Podstawowe pola odpowiadają prostemu przypadkowi opisanemu powyżej; dodatkowe informacje organizacyjne pomagają odtworzyć przebieg pracy.

SPIS Z NATURY - ARKUSZ NR ........
Imię i nazwisko właściciela / nazwa firmy: ........................
Data sporządzenia spisu: .........................................
Miejsce / strefa: ................................................
Stan ustalany na: ................................................
Przyjęta jednostka i sposób oznaczania towarów: ....................
Uwagi o ruchu towarów w czasie liczenia: ...........................

Łączna wartość towarów własnych w arkuszu: ..................... zł
Spis zakończono na pozycji: ......................................
Podpis właściciela / wspólników: .................................
Osoby liczące i sprawdzające - informacja organizacyjna: ..........
Załączniki / wyjaśnienia do pozycji: ..............................

Sama tabela nie wybiera ceny podatkowej. W § 22 wskazano zasady wyceny poszczególnych składników; przewidziano też termin dokonania wyceny do 14 dni od zakończenia spisu. W przykładzie ceny są już umownie ustalone. Ich zastosowanie w prawdziwej firmie wymaga sprawdzenia dokumentów i sytuacji podatnika.

Pytanie o podstawę wyceny rozwija artykuł Remanent: ceny netto czy brutto?. Jego dwa fikcyjne przypadki dotyczą tego samego prostego kontekstu towarów handlowych w KPiR.

Fikcyjny przykład wypełnienia

Wyobraź sobie sklep „Przykład”, który liczy trzy własne towary w jednej strefie. Wszystkie nazwy, ilości i ceny poniżej są zmyślone. Jednostka „szt.” oznacza pojedynczy produkt, a nie opakowanie zbiorcze.

Każda wartość to ilość pomnożona przez przyjętą cenę jednostkową. Nie sumujemy dziesięciu sztuk różnych produktów, aby następnie pomnożyć je przez jedną „średnią cenę”. Osobną pozycję warto zachować tam, gdzie zmiana oznaczenia, wariantu albo jednostki wpływa na identyfikację towaru.

Jak zapisać różnicę bez zgadywania przyczyny

Załóżmy dodatkowo, że zapis magazynowy wskazywał cztery zielone teczki, a dwie osoby po ponownym liczeniu potwierdziły trzy. W arkuszu spisu pozostają trzy sztuki. W notatce porównawczej można zapisać: „T-A4-Z: stan zapisany 4 szt., stan policzony 3 szt., różnica -1 szt.; ponowne liczenie potwierdzone; do sprawdzenia wydania z dnia spisu”.

Taki opis oddziela obserwację od wyjaśnienia. Nie stwierdza kradzieży, odpowiedzialności pracownika ani sposobu zaksięgowania niedoboru. Najpierw trzeba sprawdzić jednostki, lokalizacje, dokumenty obrotu i moment porównania danych. Nie wyrównuj wyniku do programu tylko po to, żeby zniknęła różnica.

Co przekazać księgowości

Przekaż oznaczoną wersję arkusza, komplet załączników, wskazanie towarów obcych, podstawę przyjętych cen i listę nierozstrzygniętych różnic. Jeżeli poprawiasz nazwę lub ilość, zachowaj możliwość ustalenia, czego dotyczyła zmiana i kto ją potwierdził. Sposób formalnej korekty uzgodnij z osobą prowadzącą dokumentację.

Gotowy pakiet powinien odpowiadać na dwa różne pytania: „co faktycznie stwierdziliśmy?” oraz „jak należy to wycenić i ująć?”. Pierwsze wynika z liczenia i dokumentów, drugie z właściwych zasad rachunkowych lub podatkowych. Nie zastępuj jednego drugim.

Status materiału: materiał redakcyjny przygotowany z pomocą AI, sprawdzenie źródeł 16 października 2026 r. Oczekuje na przegląd księgowego i praktyka spisu. Różnice między stanem zapisanym a policzonym sprawdzisz w kalkulatorze różnic spisu.